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記帳代行,クラウド,クラウドソーシング,格安

記帳代行はクラウドを利用する時代!?

 

私は昨年個人事業を立ち上げたのですが、立ち上げ当初に頭を悩ませたのが経費や売り上げの管理、つまり帳簿の管理でした。

 

起業前にいろいろと調べ、一番初めに取り入れようと思ったのがインストール型のソフトでした。
理由は経費を安く抑えたかったからという単純なもの。
しかし、

 

  • インストールされたPCでしか作業ができない
  • ソフトのバージョンアップなど、記帳以外にしなければならないことがある
  • 自分一人で行うには作業が多い

 

など、メイン業務以外にもいろいろとすべきことがあり、経営1年目でやり遂げる自信がありませんでした。

 

次に顧問税理士に依頼することを考えましたが、

 

  • 時間はできるが費用が高い
  • 繁忙期と閑散期で仕事量は変わるのに、支払う金額は変わらない
  • 一度契約関係を結ぶと、変更や解約がなかなかできない

 

などの点で、あまりメリットを感じられませんでした。

 

そこでインターネットで仕事を依頼でき、かつ柔軟な対応をしてくれるクラウトサービスを見つけたんです。
顔の見えないオンラインで大切な帳簿の管理を依頼するの?と半信半疑だった私ですが…

 

私にピッタリのサービスを展開している会社に出会うことができ、利用暦1年が経とうとしている今、記帳などはクラウドを上手に利用する時代なのだとしみじみ感じています。

 

 

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記帳代行クラウドソーシング、選ぶなら【フジ子さん】

 

私が現在お世話になっているのが、オンラインアシスタントを展開している【フジ子さん】。
オンラインアシスタントとあって、もちろんサポートしてくれるのは記帳代行だけではありません。

 

日本ではオンラインアシスタントと呼ばれていますが、もともと欧米などではバーチャルアシスタントという名で20年ほど前から親しまれている職業らしく、秘書業務から経理、webサイトの運用など、経営に必要なサポートを請け負ってくれるんです。

 

【フジ子さん】は2017年より日本でのサービス提供を開始した新しい会社ですが、以前よりインドネシアを拠点とし、大手現地法人とも契約をしているという実績があります。特徴的な契約方法や柔軟なプラン設定、利用料金などで日本国内の企業と差別化に取り組んでいます。

 

業界水準でも格安な料金設定で嬉しい

 

仕事を外部に依頼するにあたって、まず気になる事は費用面ではないでしょうか。

 

オンラインアシスタントは必要な時に利用できるのがメリットですが、例えば1カ月(30時間の稼働)で見てみると、多くの企業が10万前後の料金設定を設けているのに対し、【フジ子さん】の場合はなんと49,800円という破格の設定!

 

特に私のように記帳代行をお願いする場合、単純な労働内容であるためか、一般的に税理士さんはあまり積極的な姿勢でない印象があります。
相談をすると比較的高めに料金を設定されることが多く、やはり金額がネックになり契約するに至らないという結果になりがち。

 

想定していた金額のおよそ半分で経営に必要なサポートが受けられるのなら、利用してみる価値はありですよね。

 

幅広い分野に対応しているので心強い

 

私の場合は、帳簿などお金に関する業務について知識も少なく苦手な分野でしたので、記帳の代行をお願いしています。
【フジ子さん】はその他の業務についても対応してくれるので、今後の経営状況を見ながら依頼する仕事も増やそうかと考えているところです。

 

アシスタントの方に【フジ子さん】が対応してくれる業務で以来の多いものを実際に伺ってみました。

 

依頼の多い業務

業務 作業内容
経理に関わる業務 振込・支払い代行、記帳代行、経費精算など
秘書/総務に関わる業務 資料作成、リサーチ業務、メール対応など
人事に関わる業務 給料計算、入退社の手続き、勤怠管理など
Webサイトの運営に関わる業務 SNS運用代行、Webページ編集など

 

これだけの業務に、業界水準のおよそ半分の料金で依頼できるなんて嬉しいですよね!
もちろん専門性が高いアシスタントの方々なので、安心してお願いできています。

 

プラン変更にも柔軟な対応をしてくれる

 

私の会社では、時期によって作業量が大きく増減します。
繁忙期には猫の手も借りたいほど作業が山積みになることもありますが、それを越えると作業にも時間にも割とゆとりが出ます。
そうなると、業務の多い月と少ない月があるにもかかわらず、支払う金額は変わらないのはちょっと腑に落ちない…
依頼前はそう思っていました。

 

ところが実際に【フジ子さん】で相談をしてみたところ、業務量に応じてプラン変更(※)ができるとのこと。
これは他の業者にはあまり見られないサービスなので、本当にありがたいと感じています。

 

私のように繁忙期と閑散期があるケースは決して珍しくないと思います。
そんな悩みを抱えている方にはぜひ、【フジ子さん】のサービスを利用してほしいと思っています。

 

※プランの変更方法については、規定があります。次でご確認下さい。

 

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利用料金について

 

プラン 契約期間 アシスタント実働時間 月額料金(税別)
トライアル 2週間 2時間 無料
PLAN20 1か月 20時間/月 39,800円
PLAN30 1か月 30時間/月 49,800円
PLAN50 1か月 50時間/月 75,000円

 

 

具体的な料金設定は上記の通りです。
トライアルを除く各プランの契約期間は1か月で、毎月の自動更新となります。

 

もし業務内容が増える(減る)などでプランの変更を希望する場合は、前月の15日までに変更を依頼します。
ただし月の対応時間を超えてしまうと超過料金(時間単価×1.5)が加算されてしまうので、プランの変更についてはしっかり考えてからがよさそうです。

 

私はこれからも長く依頼をしていくつもりですが、もしも途中で解約したい、と思う方がいても大丈夫。
1か月前までに解約の希望を伝えると、最短で連絡した日の翌月末日には契約解除が成立するとのことです。

 

これも経理事務所などにお願いしているとなかなか契約解除がしづらいという意見がたくさんあったので、依頼側としては嬉しい対応ですよね。

 

作業時間数のカウントと確認方法

 

作業時間は設定されているものの、どうやってカウントされるの?と疑問に思いますよね。
特に顔の見えない世界です。本当に実働時間は合っているの?と思うのは当然ではないかと思います。

 

私が普段アシスタントさんとやり取りをする際は、次の手順で作業を進めていますので一例を挙げてみます。

 

〇1時間以内にできそうな作業の場合
領収書のまとめなど、1時間以内に済ませられそうな作業の場合は、私が依頼をした後ですぐに作業に取り掛かってくれます。
実際にどのくらい時間がかかったかを、タスク管理表にて共有していますので、次回依頼時の目安にもなっています。
タスク管理表の更新もリアルタイムなので、依頼ごとに確認できるのも信頼感が高まります。

 

〇1時間以上かかりそうな作業の場合
作業を依頼した段階で、アシスタントさんが1時間以上の作業時間を予想した場合は、おおよその作業時間をはじめに伝えてくれます。
例えば年に一度の決算申告などを依頼する場合などです。
提案された作業時間を見て質問があればすぐに答えてくれますし、作業時間数に納得し問題がないと思った段階で作業を開始してもらえるので、安心です。

 

月の対応時間を越えてしまったら

 

タスク管理表を見ながらお互い作業をしていても、依頼の内容や時期によっては月の対応時間を越えてしまうこともあります。

 

その場合は、超過分が
時間単価×1.5
で計算され、翌月の請求に上乗せされます。

 

しかし勝手に時間を超過されるわけではなく、依頼ごとにアシスタントさんが超過の可能性がある場合に連絡をして下さいます。
その連絡を受けたうえで作業継続かの判断をすることができ、こちら側の合意がなければ作業継続はされないので、とってもクリアです。

 

使いきれない時間が発生したら

 

反対に、依頼した作業が予想以上に早く完了することもあります。
当初は30時間を見越してプランを選択したけれど、実際には26時間以内に治まっている、そのような場合の時間の繰り越し(この例の場合では4時間)はできないとのことです。

 

どのような仕事にも多少の誤差はつきもの。
時間を多めに見積もって余っても割増計算を避けた方がお得か、少な目に見積もって超過分を割り増しで支払う方がお得か、プランを選択する際はよく相談して決めるのがいいでしょう。

 

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記帳代行の担当者はこうして選ばれました

 

さて、実際にアシスタントさんが決まるまでですが、【フジ子さん】では、実務経験のある20〜40代の女性が中心となって活躍されています。
基本的に私たち依頼者が、アシスタントさんを指名することはできません。
しかし、私たち依頼者側の情報(作業内容や作業規模など)をヒアリングした上でその業務を得意とする方を選定して下さるので、依頼を重ねていくうちに信頼度も増し、良い関係を築いていけると感じました。

 

アシスタントへの依頼方法は?

 

基本的に依頼は全てメールやLineなどのオンラインでお願いすることになりますが、その際に大切なことは、TO DOリストを作成することです。

 

作業を可視化することで、お互いにやりとりもスムーズになりますし、依頼を繰り返していくことでアシスタントさんが担当できる作業の幅も広がっていることに気が付きます。

 

アシスタントさんの作業効率が高まればこちらとしてもとても助かり、本業により専念することができますよ。

 

アシスタントの変更は可能?

 

このように、作業内容を確認しながらお互いに信頼関係を築いていくので、基本的には依頼するほど作業はやりやすくなっていきます。
しかし、中にはアシスタントさんとの相性が良くなく、やむを得ず変更を希望される方もいるそうです。
基本的にこちらからの指名や変更希望は受け付けないとのことですが、カスタマーサポートで問題点について相談・対応してくれるので心強いのではないかと思います。

 

より専門的な業務を依頼したいとき

 

私はまだ帳簿関係の依頼しかしていないのですが、今後、ホームページやオンラインショップを活用して海外への発信も考えています。
その際、英訳作業やホームページのカスタマイズなども必要になってくると感じました。

 

アシスタントを通じて上記の相談をしたところ、基本的な作業であれば【フジ子さん】車内で対応して下さるとのことでした。
もし、より専門的な翻訳が必要になったり、難易度の高いシステムエンジニアの知識が必要になったりした場合は、外注サービスと連携を図り、見積もりを取ってくださるそうで、とにかく経営していくうえでとても心強いサポートをしてくれるのだと実感しました。

 

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記帳代行に関わるセキュリティ管理は安全?

 

個人情報だけでなく、会社の売上などお金の動きも任せてしまうので、セキュリティ管理についてはどのような体制がとられているかを知っておくことが大切だと思います。

 

私も不安があったので、契約前にいろいろと質問をしましたが、その中の一つが社内のセキュリティ管理体制についてでした。

 

まず、アシスタントさんですが、全員が機密情報を第三者に開示・漏洩しないことが定められている「機密保持契約書(NDA)」を、会社と結んでいるとのこと。さらに、私たち依頼者も同様に、契約後には機密保持契約書を締結することで、より強固なセキュリティ管理体制をとっているのだと説明していただきました。

 

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記帳代行をすぐに依頼するのは不安…そんな方に

 

これまで【フジ子さん】に依頼するメリットをいくつかご紹介してきましたが、それでもやはりすぐに依頼をするのは気が引けてしまうものですよね。とてもよく分かります。

 

【フジ子さん】にはトライアル期間が設けられているので、一度試されてから判断されるのがいいかと思います。
私自身も、【フジ子さん】と契約する前にいろいろなオンラインアシスタントの企業を調べていました。

 

このトライアル期間ですが、いくつかの企業でもトライアルは実施しているのですが、なんと、期間と料金にも驚きの魅力があるんです!

 

それが、
無料で2週間※
という点です。

 

私はこの期間を有効的に活用して、どのように仕事が進められていくのか、コミュニケーションの取り方はどうかなどを判断することができました。

 

※アシスタントさんの作業時間は2時間です。

 

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その他の記帳代行クラウドソーシングを探すなら

 

実際に私が活用しているクラウドソーシングサービスをご紹介させていただきましたが、他にもアシスタントの依頼ができるサイトについて、最後に少し触れておきたいと思います。

 

ここでご紹介するのは、会社が人材選定するのではなく、依頼内容を見た専門家自身が依頼主に作業を請け負う提案をする、という形式なので、的確なマッチングを望まれる方はやはり【フジ子さん】を利用するのがいいかと思いますが、比較的お得に、丁寧な作業をしてくれる良い方に出会える場合もあります。
価格や料金、信頼性などには十分に気を付けて、上手に活用してみてくださいね。

 

【クラウドワークス】【ランサーズ】
依頼内容を入力して、登録した方からの応募を待つという、今話題のクラウドソーシングサイト。
依頼内容をきちんと伝えたりどんな方なのかを見極めたりする必要はありますが、簡単な単純作業なら低価格で依頼できるメリットもあります。

 

分野を絞って検索して、多くの作業をしている方や別の方の評価を参考に良さそうな方にコンタクトしてみるといった方法も。複雑さのない作業をスポットで使う、といった使い方が良さそうです。

 

 

【ココナラ】
得意な分野の作業を売り買いできるサイト。
相手を探す必要はありますが、何が得意なのか、仕事別で探せるので、探す手間は思ったよりかかりません。依頼額が先に決まっているのも予算面で使いやすいです。

 

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まとめ

 

こんな時にちょっと作業をお願いできる存在がいたら…
そんな思いは経営者なら誰もが経験しているのではないでしょうか。
特に、常時同じ作業量が発生するとは限らない場面が多く、必要な時に必要なサポート・アシストを受けることができたら最高ですよね。

 

この願いを叶えてくれたのが、私にとっては【フジ子さん】だったんです。
担当者が女性だという点も、打ち解けやすく信頼関係を築きやすいと感じています。
依頼を始めて間もなく1年となり、今年度は初めての申告もあります。

 

苦手な帳簿関係の作業を任せることができているので、これからの経営をさらに軌道に乗せていくためにも、空いた時間や空けられそうな時間を見つけ、上手に活用していきたいと思っています。

 

これからはクラウドの記帳代行サービスを上手に選択・活用し、自分たちにとって最適な経営環境をつくっていく時代であると言えるのではないでしょうか。

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